Depósito

Depósito da Biblioteca Municipal de Alpiarça

Reorganização | Desbaste | Eliminação | Preservação | Acesso

Ponto de partida
O depósito da Biblioteca Municipal, com 360 prateleiras, cerca 324 metros lineares no total, por razões diversas, encontrava-se perto da saturação, tanto no que se refere ao nível de ocupação dos espaços, como da sua organização. Embora as zonas do depósito reservadas aos documentos sujeitos a consulta se mantivessem organizadas (livros oriundos do desbaste da coleção e publicações periódicas), a parte restante estava numa situação limite, muito por um acumular de documentos e materiais colocados no depósito “provisoriamente”. Estes surgem num determinado momento (urgente) com o intuito de mais tarde se definir o destino a dar-lhes. Muito especialmente doações de instituições (livros novos) e de doações de particulares (maioritariamente, livros usados).

Introdução
Por definição, o depósito numa biblioteca tem como principal função guardar e preservar materiais que não ficam em acesso direto ao público. Entre esses materiais encontramos obras raras ou frágeis que requerem cuidados na sua preservação, documentos provenientes do desbaste, outros documentos que não estão diretamente relacionados com o catálogo bibliográfico: livros editados pelo município;  documentos de gestão da Biblioteca Municipal (Arquivo Intermédio), etc., etc. Por fim, materiais diversos, artefactos e adereços de uso corrente que por falta de alternativa de arrumação acabam no depósito.
    
Em síntese, o depósito ajuda-nos a garantir segurança, conservação e gestão mais eficaz do acervo, mas para que este desígnio aconteça de forma mais eficiente necessitamos que o depósito, que ele próprio, se encontre organizado (disposição dos documentos/materiais), e, muito importante, que disponha de ferramentas de pesquisa que nos ajudem a recuperar esses documentos/materiais de forma eficaz e eficiente. 
 
Objetivos/plano de ação

O conceito
Os sistemas de organização e recuperação da informação numa biblioteca ou arquivo foram criados há muito. Nestes casos o tratamento documental é feito individualmente, documento a documento, sendo esta a forma de garantir uma recuperação eficaz e eficiente da informação contida na coleção, especialmente estando os documentos em livre acesso. Tanto numa biblioteca como num arquivo, manter estes sistemas de  tratamento, organização e recuperação da informação, requer recursos humanos, tecnológicos, e, consequentemente, financeiros,  ainda significativos.
   
Seria ótimo que os documentos em depósito fossem sujeitos a semelhante tratamento documental, mas sabemos que tal não será viável pelas razões atrás invocadas. Eventualmente, será pouco razoável investir no tratamento individual dos documentos/materiais pelo seu carácter algo efêmero no que refere à sua permanência em depósito. Exceção para os documentos incorporados via desbaste que, tendencialmente, têm um prazo de guarda a médio ou longo prazo.
 
Então como otimizar a recuperação de documentos e/ou outros materiais e artefactos num depósito?
 
Frequentemente, são criadas zonas que refletem a organização existente nas salas de leitura, em que são depositados os documentos nas prateleiras com maior ou menor critério. Eventualmente, o funcionário que os colocou em determinada zona/prateleira, recorda-se, mais ou menos, onde esse documento poderá  estar.
 
Chegados aqui, refletindo sobre o processo de como a nossa memória consegue recuperar a localização de determinado objecto, que recorre ao facto (fantástico) de conseguirmos criar uma imagem cerebral do local onde determinado acontecimento se passou (Harari, 2024, p. 88), surgiu a ideia de obter imagens, prateleira a prateleira, do nosso depósito, colocando-as posteriormente numa aplicação informática que nos permitisse consultá-las facilmente, obtendo-se assim uma imagem global do depósito. Se associarmos à imagem da prateleira uma breve descrição do seu conteúdo, que nos permita filtrar a pesquisa no universo das 360 existentes, teremos uma ajuda significativa no zapping visual que pretendemos efectuar. 
 
Baseando-nos neste conceito, feitos alguns testes, constatamos que é possível visualizar perfeitamente o conteúdo das prateleiras, com ótimo detalhe (melhorando significativamente se ampliarmos a imagem), mesmo nas mais inacessíveis: as superiores e as inferiores.
 
Num outro nível experimentação, sujeitou-se essas mesmas fotografias a um chatbot de Inteligência Artificial generativa e foi possível obter de forma muito assertiva a contagem do número de livros nas prateleiras, o título dos mesmos (se a lombada o contiver minimamente legível). Como ainda estamos na primavera da IA Generativa, sabe-se lá o que será possível obter num futuro próximo através das imagens captadas no depósito.
 
Trabalho desenvolvido
Após a concretização do primeiro objetivo, seleção/eliminação de documentos, definimos zonas e colocamos a sinalética nos blocos rodados e prateleiras. 
 
Identificação dos blocos rodados, inclui QrCode que permite visualizar todo o conteúdo dos mesmos através de um dispositivo móvel.
 
Identificação: Bloco L, prateleira L9
 
Efetuou-se o registo fotográfico das 360 prateleiras. Criou-se um dispositivo para o efeito (com fixação magnética) de modo a facilitar a captura das imagens e obter maior precisão no enquadramento.
 
Procedimento de recolha de imagens: rápido e preciso 
 
Paralelamente, deu-se continuidade ao desenvolvimento da aplicação informática que permitisse visualizar o conteúdo das prateleiras do depósito de uma forma simples e intuitiva, a qualquer momento e em qualquer lugar.
 
Explicando o conceito da aplicação informática de uma forma simplificada: são criados registos onde se encontra descrito, de forma sumária, o conteúdo de cada prateleira. A estrutura/descrição do registo é bastante sucinta de modo que o processo de criação/atualização aconteça de forma célere. Além da descrição do conteúdo (simplificada), da zona do depósito, da cota e do prazo de guarda, junta-se uma imagem/fotografia da prateleira. É também registada a data de criação ou edição do registo. Se porventura for necessário deixar alguma observação sobre o registo, existe um campo para esse efeito.
 
A uma prateleira pode ser atribuído um ou mais registos informáticos, isto permite referenciar com maior detalhe determinado documento contido naquela localização, por exemplo, um documento ou conjunto de documentos que sejam mais suscetíveis de serem consultados.
 
Em termos técnicos, a aplicação informática assenta numa arquitetura baseada em PHP, suportada por um sistema de gestão de base de dados MySQL, encontrando-se alojada num servidor web (do Município) em ambiente cloud (na nuvem). A opção por esta infraestrutura permite o acesso remoto e contínuo à aplicação, a partir de qualquer localização, através de computadores ou dispositivos móveis (tablets ou smartphones). O acesso à aplicação é restrito e controlado, estando limitado aos serviços internos da Biblioteca Municipal.
 
Um dos layouts da aplicação. 
 
Presentemente, as ferramentas de pesquisa disponíveis permitem pesquisar pelo conteúdo, zona, cota, prazo de guarda e observações. Do resultado obtido são apresentados os registos que satisfazem a pesquisa, em que as imagens das prateleiras associadas a esses mesmos registos permitem detalhar o seu conteúdo, especialmente se aplicarmos o zoom. Assim, de forma virtual, temos a possibilidade de escrutinar em pormenor  os documentos que estão presentes em determinada prateleira. A sua localização (cota) é-nos apresentada de imediato, permitindo a recuperação rápida de documento ou, muito importante, saber onde poderemos colocar novos documentos a dar entrada no depósito de determinada tipologia.
Visualização do conteúdo do bloco rodado, permitindo a informação completa e imediata do seu conteúdo.  
 
Presencialmente, no espaço do depósito, associada à identificação dos blocos rodados, existe um QRcode que, ao efetuar a sua leitura com um dispositivo móvel, é-nos apresentado o conteúdo desse mesmo bloco de forma automática e imediata. Ou seja, permite visualizar o conteúdo das prateleiras daquele bloco rodado sem ter de os abrir/rodar, até mesmo as que apresentam maiores dificuldades de consulta/visualização (as superiores/inferiores). 
 
Um dos layouts da aplicação. 
 
Pelos testes realizados, ficamos na expectativa que, com recurso à IA Generativa, sejam criadas outras possibilidades de pesquisa baseadas no processamento das imagens. Atualmente, o tempo de processamento aparece com uma das principais limitações.
 
Desafios e trabalho futuro
Pelo caráter inovador do conceito que foi aplicado na organização do depósito, o maior desafio será monitorizar a sua aplicabilidade e usabilidade ao longo do tempo. As eventuais condicionantes que possam surgir na incorporação de novos documentos, na atualização dos conteúdos e por fim, perceber a eficiência e eficácia dos métodos de pesquisa e recuperação dos conteúdos deste repositório.
 
Também, um olhar muito atento à possível aplicabilidade de ferramentas com recurso à Inteligência Artificial, nomeadamente a IA Generativa e IA baseada em Machine Learning (ML) que, pelos testes efectuados, têm grande potencial de desenvolvimento. 
 
 
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Bibliografia:
Harari,Yuval Noah (2024). Nexus: história breve das redes de informação da idade da pedra à inteligência artificial. Lisboa: Elsinore
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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